Mailverteilung an Studierende


Regeln zur Verwendung des Mailverteilers studierende@uni-erlangen.de

Vor dem Hintergrund, dass innerhalb der Universität immer mehr Informationen auf elektronischem Weg über den Mailverteiler studierende@uni-erlangen.de an die Studierenden versandt werden, aber auch aufgrund zahlreicher Kritik aus den Reihen der Studierenden zum bisherigen Gebrauch dieses Verteilers, hat die Studierendenvertretung der Universität Erlangen-Nürnberg der Universitätsleitung die Umsetzung von Regeln für die Verwendung dieser Liste, mit der alle Studierenden der FAU adressiert werden, vorgeschlagen. Die Universitätsleitung hat diese Regeln akzeptiert. Danach gilt fuer den Versand von E-Mails an den Verteiler studierende@uni-erlangen.de künftig folgendes Reglement:

Generell werden nur solche E-Mails an die Studierenden versandt, die Informationen enthalten, die für die Adressaten in ihrer Eigenschaft als Studierende der Universität Erlangen-Nürnberg von Relevanz sind.

Um die eingehenden E-Mails schneller klassifizieren und mit dem E-Mail-Client auch direkt filtern zu können, sollen alle E-Mails im Betreff mit einem Präfix versehen werden:

  • stud-info: Mit diesem Präfix sollen alle E-Mails versehen werden, die für die Studierenden wichtige, studienrelevante Informationen enthalten. Hierunter fallen vor allem Nachrichten der Abteilung L der ZUV, aber auch der Studierendenvertretung, die Nachrichten zum Studium, der Lehre oder Prüfungen enthalten.
  • veranst-int: Hiermit werden alle E-Mails gekennzeichnet, die auf große und bedeutende Veranstaltungen der Universität Erlangen-Nürnberg und deren Einrichtungen hinweisen. Als Beispiele seien der Winterball, das Schloßgartenfest, der Dies academicus, die Lange Nacht der Wissenschaften, die Emmy-Nöther-Vorlesung sowie der ökumenische Gottesdienst genannt.
  • veranst-ext: Dieses Präfix ist für E-Mails gedacht, die Veranstaltungen bewerben, die von Einrichtungen organisiert werden, die nicht zur Universität Erlangen-Nürnberg gehören. Diese Kategorie sollte sehr restriktiv gehandhabt werden und nur bei Veranstaltungen verwendet werden, die für die Studierenden von Bedeutung sind.
  • umfrage: Mit diesem Präfix werden E-Mails versehen, durch die die Studierenden zur Teilnahme an einer Umfrage aufgefordert werden. Die Umfragen sollen nur durch die großen Servicedienstleister der Universität (Bibliothek, Rechenzentrum, Sprachenzentrum, Universitätsverwaltung, …) durchgeführt werden können und nur studentische Belange zum Gegenstand haben. Umfragen externer Institutionen sollen nicht weitergeleitet werden.
  • uni-angebot: Dieses Präfix kennzeichnet E-Mails, die auf neue oder aktualisierte Angebote der Universität hinweisen, wie z.B. spezielle Seminare, Ferienakademien, etc. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass diese Angebote auch für Studierende aller Fachrichtungen der Universität interessant sind.

Die E-Mails sollen ohne Dateianhang verschickt werden, um die Größe der E-Mails möglichst klein zu halten und um so die Schnelligkeit und Übersichtlichkeit des Mailverkehrs zu fördern. Stattdessen sollen notwendige Dateien in ein Webverzeichnis ausgelagert und in der Mail per Link darauf verwiesen werden. Dabei ist PDF das präferierte Dateiformat.


Organisatorische Handhabung

Die inhaltliche Freigabe des Mailverteilers erfolgt durch die ZUV. Bitte wenden Sie sich hierzu per Mail mit folgenden Angaben

  • vorgeschlagenes Präfix (s.o.) für die Betreffzeile
  • vorgeschlagener Mailtext
  • Mailadresse, die für den Versand berechtigt werden soll
  • gewünschter Zeitpunkt/Zeitraum für den Versand
  • elektronische Dokumente, auf die in der Mail verwiesen werden soll

an Herrn Dr. Steinhäußer (Kontaktadresse: co@zuv.uni-erlangen.de).

Die Ablage von Dokumenten erfolgt in einem separaten Verzeichnis durch die Webredation der ZUV. Die Adressen zum Download solcher Dokumente können in den Mailtext dann mit der nachstehenden Adresse jeweils eingebunden werden:
http://www.dokumente.zuv.uni-erlangen.de/xyz.pdf
(xyz=Name des Dokuments; er wird Ihnen von der Webredaktion der ZUV vor Freigabe des Mailverteilers entsprechend mitgeteilt).

Nach erfolgter Freigabe des Mailverteilers wird die von Ihnen angegebene Mailadresse durch die Postmastergruppe des RRZE zum Versand der Mail technisch berechtigt.


Das Schaubild erläutert den Workflow im Detail:

Schaubild

 

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